Personeelsdossier 2010

In een personeelsdossier zitten alle gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een arbeidsovereenkomst. Daarnaast is de informatie in een personeelsdossier ook onderdeel van de personeelsadministratie. Aan een personeelsadministratie worden wettelijke eisen gesteld. Daarom beantwoorden wij in dit artikel voor u de belangrijkste vragen: 

• Aan welke voorwaarden moet het dossier voldoen? 
• Wat bewaart u wel en niet in het personeelsdossier? 
• Welke bewaartermijnen gelden er nadat de medewerker uit dienst gaat? 
• Tips voor het gebruik van het personeelsdossier.

• Als werkgever bent u verantwoordelijkheid van de juistheid van de gegevens in de personeelsadministratie; 
• U bent verplicht de gegevens in het dossier te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Dat betekent: kasten op slot en het gebruik van wachtwoorden bij het opslaan van digitale gegevens; 
• Sommige zaken moeten juist wel en andere mogen absoluut niet in het personeelsdossier worden bewaard; 
• Ook gelden er bewaartermijnen voor de diverse soorten informatie. Verderop in dit artikel staat een overzicht; 
• Uw werknemer mag te allen tijde zijn of haar dossier inzien. Wanneer de werknemer feitelijke onjuistheden aantreft en dit wil laten wijzigen of zaken wil toevoegen, dan hebt u de plicht om dit verzoek te honoreren.

In het personeelsdossier bewaart u gegevens betreffende de volgende vier hoofdgroepen:

Persoonlijke gegevens:

• Sollicitatiebrief 
• CV 
• Loonheffingverklaring 
• Kopie identiteitsbewijs*
• Verklaring omtrent gedrag
• Geboortekaartjes 
• Verhuisberichten

*Denkt u eraan dat een rijbewijs geen geldig identiteitsbewijs is?

Gegevens over de arbeidsrelatie

• Arbeidsovereenkomst 
• Wijzigingen van de overeenkomst (bv. urenuitbreiding, overplaatsing, functiewijziging) 
• Afspraken over arbeidsvoorwaarden (bv. salaris, bonus, vergoedingen, pensioen, werktijden, thuiswerken, VUT, eindejaarsuitkering) 
• Afspraken over verlof (bv. ouderschaps- en zorgverlof, sabattical) 
• Gebruiksovereenkomsten (notebook, telefoon, auto) 
• Overeenkomsten zoals t.b.v. het fietsenplan
• Deelname aan levensloopregeling of spaarloon 
• Functiebeschrijving 
• Correspondentie over subsidies met bv. Gemeenten of UWV
• Loonbeslagen 
• Werkvergunning
• Opzeggingsbrief

Ontwikkeling en functioneren

• Verslagen van functionerings-, beoordelings-, ontwikkelgesprekken 
• Rapportage van een assessment 
• Persoonlijk ontwikkel plan 
• Kopieën van diploma’s en certificaten 
• Gespreksverslagen in het kader van verbetertrajecten 
• Opgelegde disciplinaire maatregelen 
• Ontslagdossiers

ARBO

• Ziek- en herstelmeldingen 
• Re-integratiedossier in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter (bv. probleemanalyse, plan van aanpak, verslagen van verzuimgesprekken en consulten bij de bedrijfsarts, evaluaties)
• Correspondentie met het UWV (bv. deskundigendoordeel, WIA-beschikkingen) 
• Bedrijfsongevallen 
• Kopie vaccinatiepaspoort (bv. Hepatitus B in de zorg) 
• Rapportage aanstellingskeuring 
• Afspraken tijdens periode van zwangerschap en borstvoeding
  

Uw medewerker gaat uit dienst en u besluit om de dossierkast maar gelijk op te schonen. Helaas, dit mag niet zomaar. Voor sommige informatie geldt er namelijk een bewaartermijnen na afloop van het dienstverband. Een aantal van die bewaartermijnen hangen samen met fiscale verplichtingen.

Een bewaartermijn van 1 jaar na uitdiensttreding geldt voor: 

• Sollicitatiebrieven en -formulieren 
• Rapportage van een assessment 
• Verklaring omtrent gedrag 
• Getuigschriften

Een bewaartermijn van 2 jaar na uitdiensttreding geldt voor: 

• De arbeidsovereenkomst en wijzigingen daarop 
• Correspondentie die te maken heeft met benoemingen, promotie en demotie 
• Brieven inzake ontslag (tevens fiscale verplichting) 
• Functionerings- en beoordelingsgesprekken
• Re-integratiedossier in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter

Een bewaartermijn van 5 jaar na uitdiensttreding geldt voor: 

• Kopie identiteitsbewijs 
• Loonheffingverklaring

Een bewaartermijn van 7 jaar na uitdiensttreding geldt voor (fiscale verplichtingen):

• Afspraken over salaris en arbeidsvoorwaarden
• Informatie over de burgerlijke staat

Tot slot van dit artikel doet de NCP Groep u graag nog een aantal tips aan de hand.

Voorkom schaduwdossiers
Leidinggevenden hebben er nog wel eens een handje van om een eigen schaduwdossier aan te leggen in de lade van hun bureau. Dit zien we vooral in organisaties waar de dossiers elders worden bewaard. Bijvoorbeeld omdat de P&O-afdeling op een andere locatie zit. Steevast krijg je het antwoord van leidinggevenden: ‘Maar ik moet toch zelf de belangrijkste gegevens kunnen nakijken’. Een terechte opmerking. Overtuig leidinggevenden van het belang van een up to date personeelsdossier en probeer op een andere wijze tegemoet te komen aan hun informatiebehoefte. Bijvoorbeeld door middel van een personeelsinformatiesysteem waarin zij een inzagefunctie hebben of door zo spoedig mogelijk informatie aan te leveren waar zij om vragen.

Ook wordt er nog wel eens vergeten om bijvoorbeeld verslagen van functioneringsgesprekken naar P&O te sturen. Breng dit dus regelmatig bij uw leidinggevenden onder de aandacht. Helemaal belangrijk is dat natuurlijk wanneer er gesprekken worden gevoerd in het kader van een verbetertraject of in de aanloop naar een ontslag. Het zal niet de eerste keer zijn dat een adviseur van de NCP Groep wordt gevraagd om een ontslagzaak voor te bereiden van iemand die, naar zeggen, al jaren niet functioneert en dat daarover van alles is vastgelegd. Wanneer we vervolgens om het personeelsdossier vragen blijkt: leeg.

Voorkom zoekraken
Maak binnen uw organisatie afspraken over hoe om te gaan met de personeelsdossiers. Een veel voorkomende afspraak is bijvoorbeeld dat een personeelsdossier niet van de afdeling P&O af mag. Dat betekent dat leidinggevenden die een dossier willen inzien, langskomen bij P&O om daar het dossier in te zien. Ook nemen P&O’ers het dossier niet mee naar bijvoorbeeld afspraken. Eventueel worden een aantal kopietjes gemaakt van relevante informatie.

Nog een handige tip voor organisaties met grote P&O-afdelingen: Maak ‘kaarten’ met daarop de tekst ‘Dit dossier is in het bezit van ….’. Wanneer een P&O-medewerker het dossier uit de kast pakt om ermee aan het werk te gaan, stopt hij of zij de kaart erin. Als even later een P&O-Adviseur toevallig hetzelfde dossier wil pakken, kan hij of zij direct zien waar het ontbrekende dossier te vinden is.

Hanteer reactietermijnen
Er worden wekelijks heel wat brieven naar medewerkers gestuurd: een wijziging van een arbeidsovereenkomst, een verzoek om een kopie van een diploma op te sturen of een verslag van een gesprek. Naar aanleiding van deze brieven moet de medewerker vaak actie ondernemen. Bijvoorbeeld door een brief ondertekend retour te sturen of door de gevraagde informatie aan te leveren. Zorg ervoor dat u datgene wat u terug wilt hebben ook daadwerkelijk binnen afzienbare tijd retour ontvangt. Zet daarom altijd een reactietermijn in de brief en maak een aantekening in uw agenda. Zodra de reactietermijn is verstreken en u heeft nog niets retour ontvangen, onderneem dan direct actie.

Orden het dossier op een logische en werkbare manier
Niets is onhandiger dan het hele dossier uit te moeten pakken wanneer u een nieuw document wilt toevoegen. Orden daarom van nieuw naar oud. Zo liggen de meest recente gegevens altijd bovenop. Maak ook een onderverdeling naar thema’s. Bijvoorbeeld: Overeenkomsten, Opleiden, Verzuim etc.
Werk met een hechtsysteem en voorkom losliggende bladen. U zult niet de eerste werkgever zijn waar wij een dossier uit de kast willen pakken en vervolgens de hele vloer bezaaid ligt met losse documenten.

Schoon de dossiers regelmatig op
In de loop der jaren beginnen de dossiermappen en ook de dossierkasten steeds verder uit te puilen. Een regelmatige opschoonacties is dus geen overbodige luxe. Er worden in het dossier namelijk een heleboel zaken bewaard waarvoor geen bewaartermijnen gelden. Een mooi klusje voor in de zomervakantie. U kunt dan direct controleren of er nog gegevens ontbreken.

Indien u vragen hebt, of ondersteuning nodig heeft m.b.t. uw personeelsdossiers dan helpt HRM bureau de NCP Groep u graag!

Stefanie Stam
Adviseur Human Resources NCP Groep
stefaniestam@ncpgroep.nl

• Personeelsdossiers vaak niet op orde
• Tips voor werkgevers bij ontslag
• Arbeidsconflict tips en oplossingen
• Ontslag aanvragen bij het UWV Werkbedrijf